Ausgangssituation:
- Vorhaben befindet sich in der Initiierung
- Es gibt Ideen, aber keinerlei Struktur
- Ziele, Umfang und Rahmenbedingungen des Projekts sind in Klärung
- Starke Abhängigkeiten machen die Strukturierung und Planung komplex
- Große Unsicherheit in Bezug auf die Durchführung seitens des Auftraggebers und/oder des Projektmanagers
- Übergabe des Projekts vom Auftraggeber an den Projektmanager steht an
Vorgehensweise:
Die Vorgehensweise und Unterstützung meinerseits ist individuell festzulegen und hängt von den Projektrahmenbedingungen und der persönliche Zielsetzung des Projektmanagers fest.
Hier zwei Möglichkeiten:
Unterstützung des Projektmanagers bei der Vorbereitung des Kickoffs
- PM Quick Check: Was fehlt inhaltlich für die Initiierung des Projekts? Projektziele, der Modulstrukturplan, die Meilensteinplanung, die Projektorganisation und die Aufwandsschätzung werden gemeinsam gestresst
- Offene Punkte klären: Maßnahmen zur Konkretisierung werden entwickelt und fehlende Entscheidungen werden vorbereitet, so dass ein Kickoff auf einem soliden Fundament stattfinden kann
- Inhaltliche und methodische Vorbereitung des Kickoff Workshops mit den Zielen:
- Klarheit in Bezug auf Zielsetzung, Rollen und Aufgaben aller Projektbeteiligten zu schaffen und
- mit Energie, Verbundenheit und Motivation ins Projekt zu starten.
- Begleitung des Kickoffs (optional) und Reflektion des Kickoffs
Moderation des Kickoff Workshops
- wie oben beschrieben mit dem Unterschied, dass ich die Moderation des Workshops übernehme
Methoden:
In meiner Arbeit nutze ich Methoden zum Strukturieren eines Projekts aus unterschiedlichsten Bereichen. Je nach Persönlichkeit und Projektrahmenbedingungen passen Methoden besser oder schlechter. Hier ein paar Beispiele:
- Methoden aus dem traditionellen Projektmanagement
- Klassische Zieldefinitionsmethoden
- Ableitung des Modulstrukturplans (Work-Breakdown-Structure)
- Methoden aus dem agilen Projektmanagement
- Objectives & Key Results (OKR) zur Festlegung der Ziele
- Planning Poker zum Abschätzen der Aufwände
- Definition der Anfoderungen über Epics, User Stories
- Methoden aus dem Lean Management
- klassische Problemlösungsmethoden
- Wertstromanalyse
- Kan Ban
- Methoden aus dem Design Thinking
- Methoden aus dem Systemischen Coaching
- Aufstellungsarbeit, um die unterschiedlichen Sicht- und Wirkungsweisen bei den Stakeholdern zu verstehen
Wichtig bei meiner Arbeit: Der Mensch ist wichtiger als die Methode. Der Mensch und eine wertschätzende Zusammenarbeit steht bei mir im Vordergrund. Es gibt keine richtige und falsche Methode. Es gibt nur eine passende oder nicht-passende Methode. Außerdem gilt für mich in dieser kreativ-chaotischen Phase eines Projekts: Spaß gehört dazu!
Nutzen:
- Guter Startpunkt für die Durchführung des Projekts, ob klassisch oder agil
- Mehr Klarheit über das Projekt und konkrete Pläne, um sofort durchzustarten
- Team wird zusammengeschweisst
- Weiterentwicklung der Fähigkeiten als Projektmanager