Der gelbe Schulbus-Test für Projektmanager

Es gibt Momente als Projektmanager, in denen du die eigene Ohnmacht spürst. Die Komplexität überfordert. Du fühlst dich allein gelassen.

Es sind die Momente, in denen du auf den großen Befreiungsschlag hoffst: Ein Wunder, das alle Probleme auf der Stelle löst.

Meist gibt es in diesen Momenten nicht die eine Ursache für die mürbe machende Situation. Es gibt nicht den einen bestimmten, individuellen, isolierten Faktor. Es gibt nicht die eine Aktion, die alle Probleme löst.

Das Problem versteckt sich im System.

In der Realität versteckt sich häufig das Problem im System.

Es versteckt sich in den Elementen und in deren Verbindungen und in dem vorgegebenen Rahmen. Das können unterschiedlich ausgelegte Ziele sein. Das können Projektstrukturen sein, deren Grenzen und Abhängigkeiten nicht klar sind. Das können zwischenmenschliche Störungen sein, die eine Zusammenarbeit erschweren. Oder das können unterschiedliche Erwartungen sein, die sich wechselseitig bedingen und Unstimmigkeiten im System erzeugen.

Arbeit am vs. im System

Als Projektmanager bist du für das Projektsystem verantwortlich. Klar, arbeitest du auch im System. Wenn du als Feuerwehrmann einen Projektbrand löschst, arbeitest du im System.

Wichtig ist aber: Deine Aufgabe ist es am System zu arbeiten.

Du darfst dich also darum kümmern, eine zieldienliche Kultur zu fördern. Du darfst Ziele klären, einen stabilen Rahmen vorgeben und Strukturen entwickeln. Du darfst am System arbeiten, so dass jeder Einzelne sich optimal im System einbringen kann.

Als Projektmanager hast du die Aufgabe am System zu arbeiten.

Du gestaltest das Projektsystem.

Funktioniert das System schlecht, wirst du dich unnötig als Projektmanager mit Problemen herumschlagen. Wo andere sich der Verantwortung entziehen, rettest du erneut als Feuerwehrmann, um den Projektfortschritt nicht zu gefährden.

Je besser das System aufgestellt ist, je weniger hängen die im System produzierten Ergebnisse und die Art der Zusammenarbeit von dir ab.

Stelle dir ein Projekt vor, in dem Risiken aus dem System heraus erkannt und Probleme ohne dein Zutun gelöst werden.

Wie lässt sich das Erreichen?

Durch einen Perspektivwechsel.

Der gedankliche Nachfolger als dein Kunde für das Projektsystem.

Also, in einem Projekt steht der Kundennutzen im Mittelpunkt. Es geht darum Wert für den Kunden zu schöpfen, d.h. Ergebnisse zu liefern für die er letztendlich zahlt. Die Erwartung des Kunden gibt uns Orientierung bei Produkt-Entscheidungen.

Hilft uns dieser Kunde bei Entscheidungen in Bezug auf das System?

Frage deinen Kunden, ob er für einen guten Zustand des Projektsystems zahlen möchte. Die Antwort ist: „Warum soll ich dafür zahlen? Für mich zählt nur das Ergebnis.“.

Der Zustand des Projektsystems ist für den Kunden zweitrangig. Die im System produzierten Ergebnisse sind ihm wichtig.

Wer ist dann unser Kunde an dem wir uns als Projektmanager orientieren können, um am System zu arbeiten?

Hier die Antwort: Nehme an, dass es einen designierten Nachfolger für dich gibt. Auch wenn es diesen nicht geben wird, kann dieser Gedanke dir Orientierung geben.

Ein designierter Projektmanager Nachfolger wird den Zustand des Projektsystems in den Mittelpunkt stellen.

Er weiß, dass die Übernahme des Projekts für ihn schmerzfreier laufen wird, wenn das Projektsystem einen guten Zustand hat.

Dein Nachfolger wird das System unter die Lupe nehmen und sich wesentliche Bestandteile anschauen.

  • Was ist das Zielsystem?
  • Wie sieht die Aufbau- und Ablauforganisation des Projekts aus?
  • Welche Abhängigkeiten existieren?
  • Welche Routinen gibt es in der Projektarbeit?
  • Wie ticken die Menschen und wie interagieren sie miteinander?
  • Welche Erwartungen gibt es untereinander?
  • Wie ist der Umgang miteinander?
  • Wie sieht es in der Realität aus?

Orientierst du dich an den Erwartungen eines Nachfolgers, betrachtest du automatisch die Arbeit am System und den Zustand des Systems.

Was kannst du nun als Projektmanager konkret tun, um den Zustand des Systems zu verbessern?

Im Coaching mit Projektleitern wende ich ein Gedankenexperiment an, um neue Ansatzpunkte zu entdecken.

Das Gedankenexperiment: Der gelbe Schulbus-Test für Projektmanager

Der Kerngedanke ist:

Angenommen, du wirst als Projektmanager eines Tages auf dem Weg zur Arbeit von einem gelben Schulbus überfahren. Ab sofort kannst du für einen Zeitraum für mindestens 3 Monate nicht mehr am Projekt arbeiten. Was passiert jetzt im Projekt?

Das Gedankenexperiment zwingt dich, über deine Arbeit im Projekt hinauszugehen. Du bist ja nicht mehr da 🙂

Die konkreten Schritte der Übung in einem Bild zusammengefasst:

Schritt 1. Ist-Zustand

Denke an dein aktuelles Projekt. Am besten du versetzt dich in eine konkrete Situation, die du wichtig empfandest. Visualisiere die Situation auf Papier. Beschreibe den Kontext, vielleicht die Menschen, vielleicht die Interaktionen, vielleicht die Themen, einfach das, was du in diesem Moment als wichtig erlebst. Hebe hervor, was gut und was schlecht funktioniert. Wo greifst du wiederholt ein?

Schritt 2. Gelber Schulbus

Jetzt stelle dir vor, du gehst zufrieden nach Hause und schließt den Tag ab. Am nächsten Morgen fährt dich der gelbe Schulbus um. Du bist draußen. Jetzt findest du dich in der Situation aus Schritt 1 wieder. Diesmal beobachtest du jedoch die Situation aus der Vogelperspektive ohne eingreifen zu können. Vergleiche und visualisiere die Veränderungen. Was verändert sich? Was läuft zieldienlich? Welche Blockaden erkennst du? Was zeigt sich jetzt neu?

Schritt 3. Soll-Zustand

Jetzt betrachtest du den Sollzustand. Konkret: Was wünscht sich dein gedanklicher Nachfolger von dir als Projektmanager? Zeichne ein, wie es ohne dich laufen sollte. Was läuft anders? Vergleiche. Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden?

Schritt 4. Maßnahmen ableiten

Abschließend überlege dir Maßnahmen, die du heute ergreifen kannst, so dass der Sollzustand erreicht werden kann. Du wirst Ansatzpunkte entdecken, die dir helfen, das System zu ändern.

Die Lösung liegt im System.

Durch die Übung wird dir bewusst, welche Rolle du im System spielst. Du erkennst die Schwachstellen des Systems, die du im System kompensierst. Du entwickelst Ansatzpunkte, um das System zu verändern und in einen besseren Zustand zu bringen. Du kannst dadurch bessere Rahmenbedingungen für ein besseres Zusammenspiel im System schaffen. So lösen sich hoffentlich bald Probleme ohne dein Eingreifen im System.

Die Ansatzpunkte sind individuell. Sie sind der erste Schritt eines Befreiungsschlags, der wegführt von Ohnmacht, Überforderung und Einsamkeit – und das ohne Wunder. Nutze den gelben Schulbustest für Projektleiter und teile mir deine Erfahrungen.

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